Kell-e rettegni a pályázati ellenőrzésektől? Hogyan lehet elkerülni a visszafizetést?

A pályázati lehetőségek hatalmas segítséget nyújthatnak azoknak a gazdálkodónak, vállalkozóknak, akik életképes ötlettel rendelkeznek, de anyagi forrásra van szükségük ahhoz, hogy tovább tudjanak lépni. A pénzt lehívni viszont nem könnyű, elszámolni pedig még nagyobb kihívás.

2900 milliárd forint beruházásokra és a vidékre

Hamarosan óriási pályázati forrás fog megnyílni, mintegy 2900 milliárd forint fog rendelkezésre állni beruházási pályázatok megvalósítására a következő években. A Gordius Solutions Tender Kft. pályázatíró cég szakértőjét arról kérdeztük, hogy több mint 10 éves tapasztalatuk alapján milyen esetekben fordul elő az, hogy vissza kell fizetnie a pénzt a pályázónak, vagy ha nem is kell visszafizetni, horribilis munka rendbehozni az elszámolást.

Az alábbi elrettentő példákat sorolták arra, hogy mi jelent nagyobb kockázatot az irányító hatóság meglátása szerint, és min bukhat el egy akár ígéretes pályázat is, :

• A megvalósítási helyszín nem felel meg a felhívásban foglaltaknak. A pályázó tegyük fel, hogy vállalt ingatlan-beruházást, de nem azt valósította meg, amit eredetileg tervezett, viszont nem jelezte a változást az IH felé, vagy nem a projektben elszámolható költségeket szeretné elszámolni. Az is gond, ha nyilvánvalóan nem tehető alkalmassá a támogatási kérelemben jelzett tevékenység végzésére az ingatlan.
• Nem megfelelő a műszaki tartalom, azaz építési beruházás esetében a kiviteli tervtől eltérően valósították meg a beruházást, és nem kértek emiatt szerződésmódosítást.

Építési beruházás esetében is kockázatos eltérni attól, amit a pályázatban ígértünk – Fotó: Shutterstock

• Hatalmas probléma, ha ingatlan-beruházásnál nem kap használatbavételi engedélyt a pályázó, mert módosul a pályázó székhelye/telephelye a megvalósítási és/vagy fenntartási időszakon belül, ráadásul mindezt nem jelzi az IH-nak.
• Ingatlan-beruházásnál változik a műszaki ellenőr vagy a felelős műszaki vezető, és az új vezetőnek vagy ellenőrnek nincsen megfelelő jogosultsága.
• Építésiengedély-köteles beruházásnál nem vezet építési naplót a kedvezményezett.
• Energetikai beruházásnál nem tudja az elvárt hatékonysági mutatókat (indikátorokat) teljesíteni – pl. kisebb teljesítményű napelemet épít be, és nem éri el az előírt besorolási fokozatot az ingatlan a beruházás után, vagy kisebb teljesítményű hőszivattyút épít be.
• Nem tudja a projekt fizikai zárását a támogatói okiratban meghatározott időn belül befejezni, és nem kér határidő-hosszabbítást az IH-tól (a felhívástól függ, hogy mennyi idővel lehet hosszabbítani, de aki erre nem figyel, számíthat visszafizetési kötelezettségre).
• Felszámolási-, csődeljárás indul a pályázó ellen és ezt nem jelzi az IH-nak (súlyos kockázat).
• A beruházás saját teljesítésben valósul meg (önmaga a kivitelező/szállító, közeli hozzátartozó a kivitelező/szállító).

• Összeférhetetlenségi szabályok figyelmen kívül hagyása.
• Eredményességmérés esetén a pályázó nem tudja az indikátorokat teljesíteni a fenntartási időszakban, ami alapesetben 5 év a projekt zárásától kezdődően.
• Nem állnak rendelkezésre a megfelelő dokumentációk eredetiben az IH helyszíni ellenőrzésén.

A beruházással el kell érni azt a teljesítményt, hatékonyságot, amit a pályázatban vállaltunk – Fotó: Shutterstock

Ezeken túl természetesen van számos olyan kockázat, amelyek az alapvető szabályok betartásával el lehet kerülni, például nem érdemes trükközni azzal, hogy valamilyen módon megtéveszti a hatóságot a pályázó. De körültekintőnek kell lenni a szállítókkal is, nem lehet beszerezni olyan cégtől eszközt vagy szolgáltatást, amelyik éppen csődeljárás alatt van, illetve figyelni kell arra, hogy közbeszerzésköteles-e a beruházás, és melyik eljárástípus vonatkozik rá az adott esetben. A további kockázatok pontos felméréséhez és azok elkerülése érdekében érdemes szakértő segítségét igénybe venni.

Az ellenőrzés

Fontos, hogy minden projekthez kapcsolódó iratnak az ellenőrzéskor rendelkezésre kell állnia eredetiben, például:

• Projekt-előkészítéssel kapcsolatos iratok (piacfelmérés, árajánlatok és az ajánlatkérési dokumentáció, tervdokumentációk, engedélyek, pályázathoz illeszkedő tanulmányok, szerződések, projekt szakmai közreműködőinek önéletrajza és végzettséget, referenciát igazoló oklevél/bizonyítványmásolatok, aláírási címpéldány, NAV-igazolás, adóbevallások, közműszámlák, stb.).
• A projekt beadásával kapcsolatos dokumentációk (minden olyan irat, amely a pályázatbeadásakor benyújtásra került eredetiben), hiánypótlások, tisztázó kérdések kapcsán benyújtott iratok.

A pályázat keretében beszerzett eszközök meglétét a kifizetési igénylés után és a fenntartási időszakban is ellenőrizhetik – Fotó: Shutterstock

• Kifizetési igénylések esetében a záradékolt eredeti számlák, szerződések (vállalkozási, megbízási, bérleti szerződések, munkaszerződések stb.), teljesítésigazolások, üzembehelyezési okmányok, szállítólevél, átadás-átvételi dokumentáció, tárgyi eszköz nyilvántartásba vételi iratok(aktiválásról), jelenléti ívek, fotódokumentációk, képzési tanúsítványok, stb.
• Eszközök esetében az eszközt be kell mutatni, leltárba kell venni, azonosító számmal nyilván kell tartani.
• Ingatlanberuházás esetében szükség van a munkaterület átadásról és visszaadásáról szóló jegyzőkönyvre, építési naplóra (e-napló esetében nyomtatni kell), készre jelentés dokumentumára, műszaki átadás-átvételi jegyzőkönyvre, műszaki ellenőri nyilatkozatokra, az ingatlan-beruházás fotódokumentációjára (előtte utána képek folyamatosan).

Az eredeti dokumentumokat meg kell őrizni a jogszabályban előírt határidőig.

Fontos tudni, hogy a fenntartási időszakban is várható helyszíni ellenőrzés, ilyen esetben az eredeti dokumentációkat nézik, A helyszínt bejárják, és az eszközöknek, fejlesztéseknek a meglétét ellenőrzik. Ha például egy pályázati pénzen beszerzett eszközt értékesítenek vagy a tönkre ment eszközt nem pótolják, a pályázat keretében telepített növény kipusztul, de nem telepítenek helyette másikat, visszafizetési kötelezettségre lehet számítani.

A problémák kivédésében nagy segítséget jelent egy szakértő projektmenedzsment cég bevonása a pályázatírás, menedzsment és az utógondozás ideje alatt is.