Pályázati projektmenedzsment: miért jelent kihívást sok nyertes pályázó számára?

Bár az EU-hoz való csatlakozás óta, azaz közel 20 éve foglalkozunk Magyarországon jelentősebb költségvetésű projektekkel, a mai napig nem tudják sokan, hogy mit is jelent a pályázatírás és a projektmenedzsment. A pénzlenyúlás víziójától a "pályázatíró nélkül lépni sem merek" végletig egészen változatos a kép azzal kapcsolatban, ki hogyan viszonyul ehhez a szakmához. Mert nyugodtan mondhatjuk, hogy ma ez már egy szakma.

A pályázatíró valójában nem is (csak) ír

A pályázatíró (projektmenedzser) igazság szerint nem kifejezetten szövegek alkotásával foglalkozik, ez a pályázat előkészítésének csak töredéke. Néhány oldalnyi szöveg bőven elegendő ahhoz, hogy a szükséges terveket, lehetőségeket, a vállalt tevékenységeket, a fejlesztéssel megcélzott eredményt be lehessen mutatni (de természetesen vannak hatalmas, akár fél-egymilliárd forintos költségvetésű projektek, amelyekhez megvalósíthatósági tanulmányt szükséges írni).

A pályázatíró valójában inkább folyamatosan ügyeket intéz és számol. Figyeli, hogy a pályázati felhívásban milyen feltéteket határoztak meg, költségvetést készít, segít a piaci ár igazolásában a pályázónak, egyeztet a könyvelővel olyan kérdések kapcsán, amelyek a pályázat sikerét, elszámolhatóságát befolyásolják.

Minden pályázathoz szükség van projektmenedzserre?

Az otthonfelújítási támogatás (maximum 3 millió forint támogatás 3 millió forint önerő mellett) jó példa volt arra, hogy valamit meg lehet oldani projektmenedzser nélkül is. A pályázat benyújtásához sokan vettek igénybe pályázatírót, viszont itt valóban nem volt szükség projektmenedzsmentre, többek között azért, mert nincs 5 éves fenntartási időszak, ami alatt monitoringjelentéseket kell készíteni.

A Közös Agrárpolitika Stratégiai Terv pályázati lehetőségei a Vidékfejlesztési Program kiírásaihoz hasonlóan azonban nem ilyenek, cserébe ennél azért jóval magasabb összegekért lehet versenybe szállni. És igen, itt már van verseny, egy előzetesen elkészített költségvetés, ütemterv, célmeghatározás, pontozás alapján döntik el az illetékesek, hogy kaphat-e támogatást a pályázó.

Mi az, amit nem intéz el a projektmenedzser?

Sokan úgy gondolják, hogy ha egy projektmenedzsment céggel, vállalkozóval szerződést kötött egy pályázat beadására, a megvalósítás koordinálására, akkor azzal letudja majd a gazdálkodási napló vezetését és az egyéb kötelező, de pályázattal össze nem függő adatszolgáltatási kötelezettségeket is. Ez nem így van.

A projektmenedzser feladata az, hogy egy adott projekt életútját a nulladik lépéstől a fenntartási időszak végéig nyomon kövesse, figyelje a határidőket, időben figyelmeztesse a kedvezményezettet arról, hogy milyen vállalásokat tett a pályázatban, és azokat mikorra kell elérnie.

A projektmenedzser feladata az, hogy egy adott projekt életútját a nulladik lépéstől a fenntartási időszak végéig nyomon kövesse mezőgazdasági gépek beszerzése esetében is – Fotó: Shutterstock

Miért fontos a projektmenedzsment?

Egész egyszerűen azért, mert a támogatás nem valamilyen könnyen szerzett pénz, amit kedvünk szerint elkölthetünk. A támogatás felhasználását igazolnunk kell az irányító hatóság felé, amely viszont az EU felé tartozik elszámolási kötelezettséggel. De nézzük bővebben:

1. Nem elég egy jó ötlet! Egy pályázatírásban jártas szakember pontosan meg tudja mondani, mitől lesz "pályázatképes" az elképzelés. Segít az ötletet ütőképes üzleti tervvé formálni, amelynek a megvalósítása később valódi eredményeket fog hozni, mert olyan szempontokat is figyelembe vesz, amelyekre nem biztos, hogy gondol a pályázó.

2. El is kell tudni számolni. Nem csak a pályázat előkészítését kell precízen végig vinni, hanem menedzselni kell a megvalósítás és a fenntartási időszak közben adódó teendőket, amelyek nélkül elképzelhetetlen a sikeres elszámolás.

3. Hosszabb távú pályázati stratégia felépítése. Egyik pályázatra lehet építeni a másikat, de erre főleg akkor van esély, ha egy jól megtervezett stratégia mentén indul el a folyamat. Az ötleteket a pályázati lehetőségekkel a lehető legjobban egy tapasztalt, "sokatlátott" projektmenedzser képes leginkább összehozni.

A projektmenedzser nélkül sem lehetetlen, de nehezebb sikerre vinni a pályázatot  – Fotó: Shutterstock

Hogyan érdemes pályázatírót választani?

A megfelelő referenciák megléte mellett fontos szempont, hogy lehetőleg vidékfejlesztési, mezőgazdasági pályázatokra szakosodott szakembert válasszunk. A pályázati világban is vannak speciális tudást és gyakorlatot igénylő területek, a mezőgazdaság pontosan ilyen.

Aki mégis megpróbálja projektmenedzser nélkül, a szerencsére bízza magát

Márpedig a szerencsét nem lehet rendelésre házhoz hozatni. A Gordius Solutions Tender Kft. pályázati szakértője, Miklovicz Péter mutatott be röviden egy esetet a sok közül, amikor a pályázó inkább maga vállalta fel a projektmenedzsmenttel kapcsolatos teendőket. Közel 80 millió forint támogatást nyert egy cég vállalkozásfejlesztésre 2 projekttel, de sajnos az előlegként kiutalt több mint 25 millió forintot kamatostól vissza kellett fizetnie, mert elkerülte a figyelmét néhány fontos szabály. Itt nevezetesen az volt a gond, hogy a vállalkozás az eredetihez képest más cégformában folytatta tevékenységét, ami nem volt összeegyeztethető a pályázati felhívással.

Ezen kívül számos olyan gond, tisztázandó kérdés adódhat, amire általában a könyvelők sincsenek felkészülve, mert más a szakterületük. A gazdálkodóknak sem kell mindenhez érteniük, a gazdaság működtetése kell, hogy legyen az elsődleges szempont. Ezért van szükség valakire, aki pontosan érti, hogy mit kér a hatóság egy hiánypótló levélben, mi a helyes megfogalmazás és hogyan lehet elébe menni a problémáknak.

Összességében nem érdemes olyan hiba miatt elbukni a támogatást, aminek elkerülésére egyébként van megoldás. A megoldás neve pedig: projektmenedzser.